Portal: Nederlandse Orde van Advocaten Eén van de diensten van de Orde is het publiceren van het cursusaanbod voor de Permanente Opleiding Advocatuur voor haar ledenblad door middel van een driejaarlijks uit te geven “Cursuswijzer”, publicatie op BalieNet, website voor alleen de leden van de Orde en het Advocatenblad, het ledenblad.
Klantprofiel
De Nederlandse Orde van Advocaten, waarvan elke advocaat bij inschrijving op het tableau krachtens de Advocatenwet lid wordt, dateert van 1952. Elke advocaat (12.750, waarvan 3.000 stagiaires) die in Nederland op het tableau wordt ingeschreven, wordt automatisch lid van de Nederlandse Orde van Advocaten (de Orde) en van één van de 19 Lokale Orden van Advocaten in het arrondissement waarin hij / zij werkzaam is.
Uitdaging
Eén van de diensten van de Orde is het publiceren van het cursusaanbod voor de Permanente Opleiding Advocatuur voor haar ledenblad door middel van een driejaarlijks uit te geven “Cursuswijzer”, publicatie op BalieNet, website voor alleen de leden van de Orde en het Advocatenblad, het ledenblad. Het betreft hier de cursussen die worden georganiseerd door de Orde erkende opleidingsinstituten (circa 270). Dit proces werd tot 1 januari 2004 grotendeels handmatig uitgevoerd (Zo werden aanmeldingen van cursussen werden Orde van per fax of per post verstuurd en daar vervolgens in de databank ingevoerd) en door een verouderde applicatie, Permanente Opleidings-database genaamd, ondersteund. Deze applicatie bood geen mogelijkheden om bepaalde invoer te automatiseren en de invoer van cursussen naar de instituten te verleggen.
Oplossing
De Orde wilde om die redenen de Permanente Opleiding database (PO-database) laten herbouwen in Lotus Notes en uitbreiden met nieuwe functionaliteiten. Daarbij moest dus handmatig werk verminderd worden. Enerzijds door automatische bewerkingen door het systeem en door de directe invoer van cursussen door de instellingen zelf door middel van een Extranet.
De Orde heeft vervolgens de PO-database laten herbouwen en uitbreiden met nieuwe functionaliteit. Dit heeft geresulteerd in een stabiele en meer naar de externe doelgroep gerichte applicatie. Daarnaast zijn handmatige controle processen en de financiële afwikkeling van cursussen geautomatiseerd.
Met deze implementatie is ook de andere doelstelling behaald: het verminderen van handmatig werk aan de kant van de Orde. De instellingen zelf ervaren echter ook voordelen van eigen invoer: een snellere terugkoppeling, continu inzicht in de status van registraties en invoergemak, zoals het kopiëren van eerder geregistreerde cursusgegevens voor een nieuwe registratie (bijvoorbeeld bij het periodiek aan melden van een vaste cursus moeten alleen nog de nieuwe datum en eventueel de docenten gewijzigd te worden).
Begin dit jaar is onder de kop “Meldpunt Permanente Opleiding voor Advocaten” tevens de mogelijkheid ontwikkeld om over bepaalde cursussen en/of instituten (positieve of negatieve) ervaringen te melden. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig de mening en reacties van cursisten te registreren en hier vervolgacties op te plannen. Hiermee ontstaat een beter zicht op de kwaliteit van cursussen en instituten. Het streven is dit Meldpunt, na een pilot met advocaten, op korte termijn te operationaliseren.
Voordelen
Met deze implementatie is een grote hoeveelheid handmatig werk van Orde geautomatiseerd en voor een belangrijk deel naar de instituten terug gebracht. Hiermee worden tijd en kosten bespaard en wordt de kans op fouten sterk verminderd. Tevens geeft de VSO/PO-database een beter zicht op de status en doorlooptijd van registraties. Dit verhoogt de kwaliteit van het proces. Tenslotte ervaren de instituten het Extranet als zeer positief en zijn er onder deze groep veel gegadigden voor de op handen zijnde integratie door middel van de hierboven genoemde interface.
Toekomst
Een aantal opleidingsinstituten gebruikt momenteel een registratieapplicatie voor cursussen. Hiermee moeten zij nu een cursus dubbel invoeren: 1x in de eigen applicatie en 1x in de VSO/PO-database. Ook bij wijzigingen of annulering dient dit in beide systemen te worden doorgevoerd. Aangezien het grotendeels dezelfde informatie bevat, wordt nu gekeken hoe deze systemen gekoppeld kunnen worden.
De instituten hebben echter een keuzevrijheid voor hun eigen systeem. Aangezien de Orde geen restricties wil opleggen dient de interface een open industrie standaard te worden. Om dit te bereiken wil de Orde een interface laten realiseren die op basis van XML berichtenverkeer de informatie tussen de VSO/PO-database en andere systemen beiden kanten op kan synchroniseren. Hierop kunnen software leveranciers hun pakket aansluiten volgens de door de Orde opgestelde definitie. Voor meer informatie klik hier.
Silverside 
