Whitepaper over de visie op Document Management
De business case voor Document Management kent geen geheimen meer. Vaak is het management snel overtuigd van de noodzaak van een Document Management Systeem als de documentstroom een procesmatig karakter heeft. Veel organisaties gaan er echter aan voorbij dat de implementatie van een Document Management Systeem in het geval van een procesmatige implementatie vaak een gedwongen karakter heeft.
Decision Matrix about document management and content management.
The Document and Content Management Decision Matrix was developed by Silverside to help Business Executives, IT Managers and End Users understand the broad spectrum of technologies used to manage, share and use business documents & content – collectively known as ‘Document Sharing’, ‘Document Collaboration’ and/or ‘Document Management’ solutions.
Referentieverhaal van Docova bij Witte Van Moort.
Innovatie staat centraal in de bedrijfsvoering van plaatbewerkingspecialist Witte Van Moort. Zowel bij de technische productieautomatisering als bij de ondersteuning van andere bedrijfsprocessen zoekt het bedrijf voortdurend naar mogelijkheden om te moderniseren. Op die manier zijn klanten verzekerd van het allerhoogste kwaliteitsniveau en kan de onderneming de efficiency van interne processen blijven verbeteren. Docova biedt het bedrijf een stabiele en flexibele basis om ook het documentbeheer te centraliseren en te optimaliseren.
Referentieverhaal van iXware & Ploeger.
Ploeger Logistic Services is een Nederlandse onderneming met vestigingen in Harderwijk, Tilburg, Wijchen en Poppel (B), Om flexibel en slagvaardig om te kunnen gaan met plotselinge opdrachten of aanvullende wensen zijn bij ploeger zowel de vestigingen als de wagen uitgerust met de modernste communicatietechnologie, waaronder iXware.
Referentieverhaal van Docova bij Apollo Vredestein B.V.
Apollo Vredestein B.V had met Doclib een eenvoudig
document management oplossing voor het opslaan
van documenten. Toen het aantal verzoeken voor
wijzigingen en aanpassingen in het huidige systeem
begon toe te nemen, was het duidelijk dat het tijd was
voor verandering.
IBM Social Software
U wilt het beste uit uw mensen halen. Dat is niet alleen goed voor uw mensen, maar ook voor uw organisatie. Sneller, gemakkelijker en efficiënter samenwerken met collega’s, partners en klanten is daarbij essentieel. IBM Social Software is in dat geval een slimme keus. Oók als u al met Microsoft Windows werkt! Hieronder een toelichting op de verschillende producten binnen IBM Social Software.
IBM Lotus Sametime 
Maak uw organisatie sneller en efficiënter. Met deze kostenefficiënte oplossing voor een betere samenwerking en communicatie. Uitgangspunt hiervan is een systeem van ‘Instant Messaging’ (IM), waarmee gebruikers elkaar op ieder gewenst moment kunnen bereiken. Dit biedt ze altijd en overal toegang tot real-time kennis en informatie. En de mogelijkheid om samen te werken zonder de werkplek te verlaten. Wat dat betekent? Snellere communicatie, kortere responstijden, minder reiskosten en uiteindelijk een betere service aan uw klanten.
IBM Lotus Quickr
Verhoog eenvoudig de productiviteit van uw bedrijfsprocessen. Zonder aan veiligheid of gebruiksgemak in te boeten. Met Lotus Quickr kunt u op een efficiënte manier samenwerken met collega’s, partners en klanten. U kunt gemakkelijk en snel documenten uitwisselen via één centraal punt. U kunt vergaderen met teamleden op verschillende locaties, zonder dat iemand zijn kantoor hoeft te verlaten. Bovendien heeft u altijd toegang tot kennis en informatie. Real-time.
IBM Lotus Connections, Social success in business
Intensiveer specifieke samenwerking binnen uw organisatie. Lotus Connections voorkomt dubbel werk en voorziet betrokkenen continu van actuele informatie. Samenwerkende collega’s vinden elkaar eenvoudig, altijd en overal. Via profielen worden zelfs ‘nieuwe’ specialisten gevonden. Teams houden elkaar up-to-date geïnformeerd over projecten via community’s en weblogs. bookmarks, best practices en to-do’s kunnen simpel gedeeld worden.
Kortom, efficiency verhogende tools voor organisaties waar samenwerking voorop staat.
De experts van Silverside delen graag hun kennis d.m.v. verschillende artikelen op Kennisportal.
Enkele artikelen:
Document Management
Enterprise Search vs. Document Management
Zoekoptie’s in Lotus Notes
Enterprise Search
Samenwerking gebeurt binnen uw organisatie op verschillende manieren. Uw mensen werken onderling samen aan projecten, overleggen continu met partners en communiceren met klanten. Dit gebeurt via e-mail, in meetings en tegenwoordig ook in social communities.
Team Collaboration
Met SilverTeam structureert u al deze en andere samenwerkingsprocessen. Vanuit een centrale omgeving kunnen medewerkers kennis en ervaring delen, partners voorzien van relevante informatie en klanten informeren over lopende projecten. Hiermee stimuleert u de productiviteit, legt u de basis voor beter gefundeerde beslissingen en vergroot u de klanttevredenheid.
SilverConnections
SilverConnections is de sociale software oplossing voor het bedrijfsleven. Software die u in staat stelt innovatiever te zijn en sneller te handelen door gebruik te maken van dynamische netwerken van medewerkers, partners en klanten. Door medewerkers de mogelijkheid te geven zich te profileren krijgen collega’s eenvoudiger toegang tot elkaars kennis.
SilverHRM
Uw Human Resources-afdeling is veel tijd kwijt aan het documenteren van medewerkergegevens en het onderling delen van kennis. Met de HRM-oplossing van Silverside en partner IT Factory wordt dit proces verregaand gestroomlijnd. Uw HR-mensen kunnen zich hierdoor bezighouden met belangrijke activiteiten, zoals werving en personeelsontwikkeling.
SilverCRM
Uw klant staat centraal in uw bedrijfsvoering. Logisch, want zonder uw klant heeft u tenslotte geen bestaansrecht.
Het is dan ook essentieel om te weten welke behoeften en eisen er bestaan binnen uw klantportfolio. De CRM-oplossing van IT Factory en Silverside biedt maximaal inzicht in de klant en zijn drijfveren.
SilverSignature
Uniformiteit en corporate identity. Termen die steeds belangrijker worden maar die met name voor wat betreft het onderschrift (signature) tot nu toe niet gemakkelijk te beantwoorden waren. Zeker niet als men gebruik wil maken van de geavanceerde HTML mogelijkheden van Lotus Notes om ook plaatjes, URL linken en opgemaakte tekst te gebruiken. Met de SilverSignature tool is daar eindelijk verandering in gekomen.
Document Management: NIMAG B.V. Email is bij NIMAG uitgegroeid tot een belangrijk instrument om snel informatie en documenten te delen. Keerzijde van het succes is de sterk toenemende stroom van berichten die steeds meer tijd kost om af te handelen en toenemende omvang van mailboxen. De eerste 2 jaar na de implementatie van email was het een incident als men boven de 50MB kwam.
Klantprofiel
Nimag is een handelsonderneming met een uitgebreid productenpakket. Producten die te vinden zijn bij Nimag zijn onder andere Auto’s motorfietsen buitenboordmotoren van Suzuki en Nimag is importeur van de Britse automerken TVR en Morgan.
Uitdaging
Email is bij NIMAG uitgegroeid tot een belangrijk instrument om snel informatie en documenten te delen. Keerzijde van het succes is de sterk toenemende stroom van berichten die steeds meer tijd kost om af te handelen en toenemende omvang van mailboxen. De eerste 2 jaar na de implementatie van email was het een incident als men boven de 50MB kwam. Ruim 4 jaar later zitten veel gebruikers als boven de 500MB. Dit volume zal alleen nog maar sneller gaan groeien en de beperkingen van de systemen komen in zicht. Dit betekent meer servercapaciteit. Of is er wellicht een alternatieve oplossing?
Een concreet voorbeeld van het e-mail verkeer zijn de wekelijkse of maandelijkse rapportages die intern worden verspreid en iedereen bewaart dit vervolgens op eigen wijze . Hiermee groeit de omvang van de mailboxen en zijn de bijvoorbeeld de rapportages en/of notulen ook moeilijk terug te vinden. Daarnaast verliest iedereen tijd door zijn eigen archiefsysteem te onderhouden.
Oplossing
Om deze punten tegen te gaan heeft NIMAG de mogelijkheid om e-mail automatisch te archiveren onderzocht. In verdere gesprekken met Silverside werd het echter snel duidelijk dat het beter was om de kern van het probleem aan te pakken: zorgen dat email en documenten niet zomaar worden rondgemaild. Een efficiente werkwijze kan ondersteund worden door een document management platform. SilverDoc is inmiddels geimplementeerd en biedt NIMAG de mogelijkheid om vanuit de mailbox met een druk op de knop te archiveren. Notulen & vergaderstukken alsmede rapportages worden nu niet meer gemaild, maar eerst centraal opgeslagen alvorens deze via een link te distribueren.
Voordelen
Er wordt een aanzienlijke tijdwinst geboekt doordat rapportages en notulen & vergaderstukken op een eenvoudige wijze kunnen worden gerouteerd en teruggevonden. Bovendien levert het terugdringen van email kostenbesparingen op omdat er minder servercapaciteit nodig is.
Aanpak
Hiervoor heeft Silverside een vooronderzoek uitgevoerd. Hierbij zijn de wensen en eisen uit alle afdelingen van NIMAG geinventariseerd en onderzocht hoe een document management systeem dit kan invullen. Het resultaat was een NIMAG brede consensus over de documentstructuur en een duidelijk groeipad om met behulp van bepaalde documenttypen stap voor stap ene document management syteeem in te voeren.
Na het vooronderzoek is gestart met de implementatie van het eerste documenttype: Overlegdocumentatie. Dit behelst de agenda en relevante bijlagen (bijvoorbeeld foto’s of een wekelijkse rapportage) Genodigden krijgen voortaan een link gestuurd in plaats van de complete bestanden. Vervolgens worden de notulen na een digitale goedkeuringsprocedure gepubliceerd.
Voor meer informatie klik hier.
Silverside is de pragmatische implementatie partner, die in dialoog met organisaties business vraagstukken rondom samenwerken vertaalt naar praktische en innovatieve oplossingen voor Social Intranet, Document Management en Enterprise Search. Silverside realiseert deze op basis van bewezen en beheersbare standaardsoftware. De projectmanagers van Silverside slaan een brug tussen business en IT, werken doelgericht aan het verbeteren van efficiency, productiviteit en Return On Investment bij opdrachtgevers en streven naar optimale samenwerking tussen mensen. Silverside gaat met klanten, medewerkers en business partners lange termijn relaties aan en stelt daarin transparantie, loyaliteit en betrokkenheid voorop.
De volgende punten onderbouwen bovenstaand profiel:
Voor meer informatie over Silverside klik hier.
Silverside 