Beter samenwerken doet u zó!

IBM Social Software

U wilt het beste uit uw mensen halen. Dat is niet alleen goed voor uw mensen, maar ook voor uw organisatie. Sneller, gemakkelijker en efficiënter samenwerken met collega’s, partners en klanten is daarbij essentieel. IBM Social Software is in dat geval een slimme keus. Oók als u al met Microsoft Windows werkt! Hieronder een toelichting op de verschillende producten binnen IBM Social Software.

IBM Lotus Sametime
Maak uw organisatie sneller en efficiënter. Met deze kostenefficiënte oplossing voor een betere samenwerking en communicatie. Uitgangspunt hiervan is een systeem van ‘Instant Messaging’ (IM), waarmee gebruikers elkaar op ieder gewenst moment kunnen bereiken. Dit biedt ze altijd en overal toegang tot real-time kennis en informatie. En de mogelijkheid om samen te werken zonder de werkplek te verlaten. Wat dat betekent? Snellere communicatie, kortere responstijden, minder reiskosten en uiteindelijk een betere service aan uw klanten.

IBM Lotus Quickr
Verhoog eenvoudig de productiviteit van uw bedrijfsprocessen. Zonder aan veiligheid of gebruiksgemak in te boeten. Met Lotus Quickr kunt u op een efficiënte manier samenwerken met collega’s, partners en klanten. U kunt gemakkelijk en snel documenten uitwisselen via één centraal punt. U kunt vergaderen met teamleden op verschillende locaties, zonder dat iemand zijn kantoor hoeft te verlaten. Bovendien heeft u altijd toegang tot kennis en informatie. Real-time.

IBM Lotus Connections, Social success in business
Intensiveer specifieke samenwerking binnen uw organisatie. Lotus Connections voorkomt dubbel werk en voorziet betrokkenen continu van actuele informatie. Samenwerkende collega’s vinden elkaar eenvoudig, altijd en overal. Via profielen worden zelfs ‘nieuwe’ specialisten gevonden. Teams houden elkaar up-to-date geïnformeerd over projecten via community’s en weblogs. bookmarks, best practices en to-do’s kunnen simpel gedeeld worden.

Kortom, efficiency verhogende tools voor organisaties waar samenwerking voorop staat.

 

Publicaties Kennisportal

De experts van Silverside delen graag hun kennis d.m.v. verschillende artikelen op Kennisportal.

Enkele artikelen:

Document Management
Enterprise Search vs. Document Management
Zoekoptie’s in Lotus Notes
Enterprise Search

Collaboration

 

Samenwerking gebeurt binnen uw organisatie op verschillende manieren. Uw mensen werken onderling samen aan projecten, overleggen continu met partners en communiceren met klanten. Dit gebeurt via e-mail, in meetings en tegenwoordig ook in social communities.

 

Team Collaboration
Met SilverTeam structureert u al deze en andere samenwerkingsprocessen. Vanuit een centrale omgeving kunnen medewerkers kennis en ervaring delen, partners voorzien van relevante informatie en klanten informeren over lopende projecten. Hiermee stimuleert u de productiviteit, legt u de basis voor beter gefundeerde beslissingen en vergroot u de klanttevredenheid.

 

SilverConnections

SilverConnections is de sociale software oplossing voor het bedrijfsleven. Software die u in staat stelt innovatiever te zijn en sneller te handelen door gebruik te maken van dynamische netwerken van medewerkers, partners en klanten. Door medewerkers de mogelijkheid te geven zich te profileren krijgen collega’s eenvoudiger toegang tot elkaars kennis.

 
SilverHRM
Uw Human Resources-afdeling is veel tijd kwijt aan het documenteren van medewerkergegevens en het onderling delen van kennis. Met de HRM-oplossing van Silverside en partner IT Factory wordt dit proces verregaand gestroomlijnd. Uw HR-mensen kunnen zich hierdoor bezighouden met belangrijke activiteiten, zoals werving en personeelsontwikkeling.

SilverCRM

Uw klant staat centraal in uw bedrijfsvoering. Logisch, want zonder uw klant heeft u tenslotte geen bestaansrecht.
Het is dan ook essentieel om te weten welke behoeften en eisen er bestaan binnen uw klantportfolio. De CRM-oplossing van IT Factory en Silverside biedt maximaal inzicht in de klant en zijn drijfveren.

 

SilverSignature

Uniformiteit en corporate identity. Termen die steeds belangrijker worden maar die met name voor wat betreft het onderschrift (signature) tot nu toe niet gemakkelijk te beantwoorden waren. Zeker niet als men gebruik wil maken van de geavanceerde HTML mogelijkheden van Lotus Notes om ook plaatjes, URL linken en opgemaakte tekst te gebruiken. Met de SilverSignature tool is daar eindelijk verandering in gekomen.

 

NIMAG is goed op weg door minder email!

 

 

Document Management: NIMAG B.V. Email is bij NIMAG uitgegroeid tot een belangrijk instrument om snel informatie en documenten te delen. Keerzijde van het succes is de sterk toenemende stroom van berichten die steeds meer tijd kost om af te handelen en toenemende omvang van mailboxen. De eerste 2 jaar na de implementatie van email was het een incident als men boven de 50MB kwam.

  

Klantprofiel

Nimag is een handelsonderneming met een uitgebreid productenpakket. Producten die te vinden zijn bij Nimag zijn onder andere Auto’s motorfietsen buitenboordmotoren van Suzuki en Nimag is importeur van de Britse automerken TVR en Morgan.

 

Uitdaging

Email is bij NIMAG uitgegroeid tot een belangrijk instrument om snel informatie en documenten te delen. Keerzijde van het succes is de sterk toenemende stroom van berichten die steeds meer tijd kost om af te handelen en toenemende omvang van mailboxen. De eerste 2 jaar na de implementatie van email was het een incident als men boven de 50MB kwam. Ruim 4 jaar later zitten veel gebruikers als boven de 500MB. Dit volume zal alleen nog maar sneller gaan groeien en de beperkingen van de systemen komen in zicht. Dit betekent meer servercapaciteit. Of is er wellicht een alternatieve oplossing?

 

Een concreet voorbeeld van het e-mail verkeer zijn de wekelijkse of maandelijkse rapportages die intern worden verspreid en iedereen bewaart dit vervolgens op eigen wijze . Hiermee groeit de omvang van de mailboxen en zijn de bijvoorbeeld de rapportages en/of notulen ook moeilijk terug te vinden. Daarnaast verliest iedereen tijd door zijn eigen archiefsysteem te onderhouden.

 

Oplossing

Om deze punten tegen te gaan heeft NIMAG de mogelijkheid om e-mail automatisch te archiveren onderzocht. In verdere gesprekken met Silverside werd het echter snel duidelijk dat het beter was om de kern van het probleem aan te pakken: zorgen dat email en documenten niet zomaar worden rondgemaild. Een efficiente werkwijze kan ondersteund worden door een document management platform. SilverDoc is inmiddels geimplementeerd en biedt NIMAG de mogelijkheid om vanuit de mailbox met een druk op de knop te archiveren. Notulen & vergaderstukken alsmede rapportages worden nu niet meer gemaild, maar eerst centraal opgeslagen alvorens deze via een link te distribueren.

 

Voordelen

Er wordt een aanzienlijke tijdwinst geboekt doordat rapportages en notulen & vergaderstukken op een eenvoudige wijze kunnen worden gerouteerd en teruggevonden. Bovendien levert het terugdringen van email kostenbesparingen op omdat er minder servercapaciteit nodig is.

 

Aanpak

Hiervoor heeft Silverside een vooronderzoek uitgevoerd. Hierbij zijn de wensen en eisen uit alle afdelingen van NIMAG geinventariseerd en onderzocht hoe een document management systeem dit kan invullen. Het resultaat was een NIMAG brede consensus over de documentstructuur en een duidelijk groeipad om met behulp van bepaalde documenttypen stap voor stap ene document management syteeem in te voeren.

 

Na het vooronderzoek is gestart met de implementatie van het eerste documenttype: Overlegdocumentatie. Dit behelst de agenda en relevante bijlagen (bijvoorbeeld foto’s of een wekelijkse rapportage) Genodigden krijgen voortaan een link gestuurd in plaats van de complete bestanden. Vervolgens worden de notulen na een digitale goedkeuringsprocedure gepubliceerd.

 

Voor meer informatie klik hier.

 

IBM Lotus Connections in Higher Education

 

Klik hier voor meer informatie over Lotus Connections.

Profiel Silverside

 

Silverside is de pragmatische implementatie partner, die in dialoog met organisaties business vraagstukken rondom samenwerken vertaalt naar praktische en innovatieve oplossingen voor Social Intranet, Document Management en Enterprise Search. Silverside realiseert deze op basis van bewezen en beheersbare standaardsoftware. De projectmanagers van Silverside slaan een brug tussen business en IT, werken doelgericht aan het verbeteren van efficiency, productiviteit en Return On Investment bij opdrachtgevers en streven naar optimale samenwerking tussen mensen. Silverside gaat met klanten, medewerkers en business partners lange termijn relaties aan en stelt daarin transparantie, loyaliteit en betrokkenheid voorop.

 

 

 

De volgende punten onderbouwen bovenstaand profiel:

 

• Silverside is een flexibele organisatie met een lange historie: de wortels van het bedrijf dateren uit 1998.
• Silverside geniet al jaren het vertrouwen van gerenommeerde opdrachtgevers.
• Silverside heeft langlopende contacten met opdrachtgevers.
• Silverside besteed ruim aandacht aan verandermanagement binnen haar projecten.
• De eigenaren van Silverside zijn inhoudelijk nauw betrokken bij alle facetten van de bedrijfsvoering.
• Silverside kan rekenen op het commitment van IBM Nederland. Partijen werken samen sinds 1998.
• Silverside heeft de hoogst mogelijke IBM Partner awards gewonnen voor “Beste Software Oplossing” en “Best Presterende Partner”.
• Silverside hanteert duidelijke processen, deelt kennis en borgt deze.
• Silverside heeft een team van hoog gekwalificeerde consultants die samen meer dan een eeuw implementatie ervaring hebben.
• Silverside beschikt over een geselecteerd netwerk van hooggekwalificeerde IT-professionals en een breed opdrachtenportfolio.

Voor meer informatie over Silverside klik hier.

 

Portals

 

Een Enterprise portal is een online gepersonaliseerde en geïntegreerde toegang tot zakelijke informatie en kennis, en in toenemende mate ook tot applicaties en processen. Veelal wordt portal beschouwd als de desktop van de toekomst.

 

Intranet & Extranet Portals

Ordners vol beschrijvingen van processen en procedures. Overal mensen die aan het bellen zijn, e-mails of faxen verzenden en individuele werkzaamheden uitvoeren die samen de handmatige werkstroom van uw bedrijf vormen. Maar wat zou u ervan vinden als er een betere manier was? Wat zou u ervan vinden als de processen en procedures geautomatiseerd waren en zich allemaal op één plek bevonden? Wat zou u ervan vinden als elke medewerker individueel zou kunnen worden gewaarschuwd als een bepaalde taak zijn of haar aandacht vroeg? Of als uw bedrijfsprocessen werden omgevormd tot services die geschikt waren voor hergebruik en die steeds opnieuw hun nut zouden bewijzen, als onderdeel van een flexibele Service Oriented Architecture?

 

Uw werk

U doet het, elke dag. Documenten maken, formulieren invullen, onderhandelen met leveranciers, e-mails versturen, klanten helpen, uw agenda bijwerken, uw zaken analyseren, voicemails uitwisselen, updates van interne of externe webpagina’s aanvragen. Altijd bezig met papieren, afzonderlijke applicaties of IT-bottlenecks. Maar wat zou u ervan vinden als uw documenten, e-mails en agenda allemaal op één plek te benaderen zouden zijn, als u ze zou kunnen aanpassen aan uw eigen werkmethoden en als ze toegankelijk waren via een webbrowser? Wat zou u ervan vinden als alle applicaties en informatie die u nodig hebt daar eveneens beschikbaar waren, op basis van uw rol binnen de organisatie en de taken waarmee u zich bezighoudt? Of als de papieren formulieren waarmee u vroeger werkte, online stonden, samen met de rest van uw werk? En als u zelf de content van uw webpagina’s zou kunnen bijwerken zonder hulp van web-ontwikkelaars of IT?

 

Uw team

De mensen met wie u elke dag samenwerkt. In hetzelfde kantoor, hetzelfde gebouw. Of toch niet? Het ene moment bent u aan het bellen of e-mailen met een collega in een andere stad, het volgende moment met een partner of leverancier in een ander land. Wat zou u ervan vinden als bijna alle teamleden van over de hele wereld binnen de muren van uw eigen kantoor zouden werken? Of als u documenten, agenda’s en instant messages zou kunnen uitwisselen of web conferences zou kunnen houden om uw productiviteit te verhogen?

 

Single Sign on
Om het gebruikersgemak van de gebruiker te verhogen is ook single sign on een onderdeel van ons SilverPortal concept. Hiervoor is een belangrijke rol weggelegd voor de IBM Tivoli portfolio.

 

 

Document Management

 

Document Management 25% van uw tijd overhouden voor belangrijkere zaken dan het zoeken naar informatie. Dat wilt u toch ook? Tekeningen en offertes die u niet kan terugvinden, omdat deze in de persoonlijke map staan van uw collega. Facturen die van hand tot hand gaan voor een goedkeuring en e-mail boxen die uit hun voegen barsten, omdat uw collega’s reply op reply sturen. Dit moet toch anders kunnen! SilverDoc maakt het mogelijk.

 

SilverDoc

Met het SilverDoc platform haalt u een Document Management oplossing in huis met ongekende doorgroei mogelijkheden. Deze oplossing beschikt over functionaliteiten waaraan een DMS zo moeten voldoen, versiebeheer, workflow, collaboration, check in- en check out, offline werken, webbased, emailintegratie en een portalbenadering. Zie hieronder een aantal concrete functionele gebieden die SilverDoc kan managen.

 

SilverDoc Engineering

U bent een innovatieve en projectgedreven organisatie met de nadruk op R&D. U onderkent het belang van “time to market” en zoekt een oplossing voor het centraliseren van uw technische documentatie & project knowhow. Met SilverDoc Engineering bieden we u die document management mogelijkheid. En stellen we u in staat fouten in de voorbereiding van een engineerings opdracht te minimaliseren door gedegen versiebeheer. Tevens bent u in staat om de samenwerking tussen uw opdrachtgever, sales engineers en/of engineers te versnellen door volwassen collaboration tools. 

 

SilverDoc Invoice

U heeft op jaarbasis meer dan 10.000 binnenkomende facturen en u overweegt een digitalisatie slag.

U vraagt zich    echter af wat de randvoorwaarden zijn om te komen tot een geslaagde business case.

SilverDoc Invoice is koppelbaar met diversen ERP omgevingen zoals SAP, BAAN, FIS 2000 en Kraan

 

SilverDoc Projects

Heeft u problemen met het coördineren van projecten? Verliest uw onderneming veel tijd omdat niet alle projectdeelnemers toegang hebben tot dezelfde documenten? Met SilverDoc Projects is het mogelijk om 365 dagen per jaar 24 uur per dag projecten te coördineren, ongeacht waar u zich bevindt. SilverDoc Projects biedt projectleiders de mogelijkheid snel een projectomgeving in te richten, te beheren en eenvoudig teamleden toe te voegen. Teamleden kunnen bestanden delen, content plaatsen en bewerken en online discussies voeren vanuit één omgeving die wordt benaderd vanuit de webbrowser. 

 

SilverDoc Quality

U bent als organisatie bewust met de kwaliteit van uw organisatie en/of product bezig. U bent dan ook ISO 9000, ISO 14001 of zelfs ISO TS 16949 gecertificeerd en u zoekt naar mogelijkheden om kwaliteitsdocumenten beter te borgen. Met SilverDoc Quality bieden we u een 100% auditable oplossing met wereldwijde ondersteuning en doorgroei naar een volledig geintegreerd kwaliteitsmanagement portaal.

 

Selman realiseert aanzienlijke tijdwinst door digitaliseren vrachtbrieven!

 

Document Management: Selman Business Value Met SilverDoc bespaart Selman tientallen uren per week met het zoeken naar vervoersdocumenten voor een van haar klanten. Tevens is er een besparing op portokosten gerealiseerd, omdat klanten nu ook via email een “kopie” van een CMR kan ontvangen.

 

Klantprofiel

Selman Transporten beheerst de weg van bloemen en planten door een verregaande specialisatie in het transport van sierteeltproducten. Met een wagenpark dat volledig op vervoer van bloemen en planten is ingericht en met een hoogwaardige dienstverlenning verzorgt Selman al meer dan 40 jaar het transport van grote of kleine partijen sierteeltproducten van kweker naar veilingen en wederverkopers in binnen- en buitenland.

 

Uitdaging

Om alle vervoersdocumenten te verwerken heeft Selman een aparte afdeling. De Interne Controle en Beheersgroep, kortweg ICB genaamd. Een groot aantal van deze medewerkers houdt zich bezig met het verwerken van distributielijsten, vrachtbrieven en emballagebonnen in het eigen adminstratiesysteem. Het aantal te verwerken documenten overstijgt jaarlijks makkelijk de 250.000 documenten.

 

Elk transport wordt binnen Europa voorzien van diverse papieren (bewijs) formulieren. Bij vragen of problemen zijn de getekende documenten strikt noodzakelijk. Helaas komt deze noodzaak vaak pas maanden na een bepaalde levering naar boven. Het kost dan ook enorm veel tijd om vervoersdocumenten rondom een specifieke levering op een efficiente manier te verzamelen. Het papiervolume gaat daarbij alleen nog maar sneller groeien en beperkingen van een handmatig archiveringssysteem komen dan in zicht. Dat betekent meer personeel en meer ruimte! Of is digitalisering een alternatief?

 

Formulierherkenning en geavanceerde zoekpatronen zijn ingezet om zowel de verstuurder aals de ontvanger van een vracht automatisch van een gescand document te herkennen. De herkenning is hierbij sterk afhankelijk van de kwaliteit van het papier. Aangezien de CMR’s op matrix printers worden geprint en enkel de onderste doorslag wordt gescand, werd dit niet volledig automatisch herkend. Vandaar dat Silverside een koppeling met het Transport Management Systeem (TMS) van Selman heeft ingezet. Dit om de herkende gegevens uit het scanproces te valideren tegen de verwachte gegevens uit het TMS en enkel de uitval hiervan te tonen. Hiermee steeg te automatische herkenning sterk en groeide ook het vertrouwen in het automatische scanproces.

 

Oplossing

Het scannen van alle transportdocumenten en deze beschikbaar maken in een makkelijk doorzoekbare Document Management Systeeem SilverDoc. De configuratie van intelligente scanning- en herkenningssoftware van Kofax Ascent Capture heeft er tevens voor gezorgd dat er een herkenning is bewerkstelligd van zo’n 90%.

 

Voordelen

Met SilverDoc bespaart Selman tientallen uren per week met het zoeken naar vervoersdocumenten voor en van haar klanten. Tevens is er een besparing op portokosten gerealiseerd, omdat klanten nu ook via email een “kopie” van een CMR kan ontvangen. Voor meer informatie klik hier.

 

Zorgveiling, eenmaal, andermaal, verkocht!

 

 

 

 

 

 

 

Portal: Zorgveiling Het veilingssysteem biedt in feite alle partijen voordeel “De uitgaven in de zorg liggen tussen de 40 en 50 miljard euro per jaar. Het is een van de grootste inkoopmarkten, die vooralsnog veel te duur wordt gevonden. Het portaal biedt een instrument om scherpere prijzen te bedingen” Daarnaast zegt Paap, kan zo aan onbenutte productie alsnog worden verdiend.

 

Klantprofiel
Zorgveiling is een online systeem dat de beste zorg toewijst aan iedere zorgklant en zo de zorgverzekeraars, gemeente en de goede zorgaanbieders beloont. Zorgveiling maakt de zorg efficiënter zodat ze betaalbaar blijft, de wachttijden slinken, de zorgkwaliteit stijgt en het zorgt ervoor dat de zorgvrager eindelijk zorgklant wordt. Om het systeem goed uit te werken was de aanleg van een content management systeem noodzakelijk.

 

Uitdaging

Naast oude zolderspullen en auto’s wordt er sinds kort ook zorg geveild op het internet. Het gaat in eerste instantie om kraamzorg; andere vormen van zorg volgen later. Is dit de toekomst van het handjeklap in de zorg? Zorgveiling.nl was op 14 maart 2005 nog geen twee dagen in de lucht en de biedingen van zorgaanbieders volgden elkaar snel op . Op de zorgvraag van een client voor 64 uur kraamzorg was inmiddels 6 keer geboden, het hoogste bod EUR 125,- om deze zorg uit te mogen voeren. De volgende dag liep de veilingtijd af en was de eerste geveilde zorgdienst toegewezen. Inmidels zijn zelfs biedingen van EUR 350,- geen uitzondering

De timing is perfect. De site is gelanceerd in het jaar dat vanuit de overheid de eerste stappen naar marktwerking in de zorg zijn ingezet. Het concept van de digitale zorgveilinghal laat zich vergelijken met die van de site eBay. Het verschil is echter dat op Zorgveiling.nl vooralsnog geen kraamzorgaanbieders  die onder contract staan bij de “pilot” verzekeraar Acmhea hopen op deze manier betere prijzen te kunnen bedingen voor kraamzorg. De proef bevat nu 160000 kraamzorgaanvragen per jaar en wordt in 2006 verhoogd naar circa 25 procent van het totale kraamzorgvolume in Nederland.

 

Oplossing

Het systeem is door John Paap uitgedacht en door Silverside in detail uitgewerkt. Het content management systeem SilverPortal bood direct de benodigde functionaliteit om de veilingsite qua content te beheren en de gebruikersregistratie van zorgvragers en zorgbieders eenvoudig te regelen met behulp van een registratie workflow. Voor de invoer en publicatie van (kraam) zorgvragen is de formuliermodule van SilverPortal ingezet en uitgebreid met specifieke bieding functionaliteit. Het proces voor het meten van de klanttevredenheid is afgevangen door de evaluatiemodule SilverPortal. Tenslotte zijn voor de financiele afhandelingen interfaces naar de bestaande back office systemen gerealiseerd. Zorgveiling.nl draait in hosting center van Silverside en zorgt ook voor continu beheer en 2e en 3e lijns support.

 

Momenteel worden laatste punten op de i gezet voor de verdere uitbreiding van SilverPortal in de vorm van extra functionaliteit voor de callcenters en veilingmeesters van de zorgvragers en technische koppelingen met hun rekencentra. Ook qua zoek- en biedingsfunctionaliteit voro de zorgbieders zijn hierin meegenomen.

 

Voordelen
Het veilingssysteem biedt in feite alle partijen voordeel “De uitgaven in de zorg liggen tussen de 40 en 50 miljard euro per jaar. Het is een van de grootste inkoopmarkten, die vooralsnog veel te duur wordt gevonden. Het portaal biedt een instrument om scherpere prijzen te bedingen” Daarnaast zegt Paap, kan zo aan onbenutte productie alsnog worden verdiend. Voor meer informatie klik hier.