Publicaties Kennisportal

De experts van Silverside delen graag hun kennis d.m.v. verschillende artikelen op Kennisportal.

Enkele artikelen:

Document Management
Enterprise Search vs. Document Management
Zoekoptie’s in Lotus Notes
Enterprise Search

NIMAG is goed op weg door minder email!

 

 

Document Management: NIMAG B.V. Email is bij NIMAG uitgegroeid tot een belangrijk instrument om snel informatie en documenten te delen. Keerzijde van het succes is de sterk toenemende stroom van berichten die steeds meer tijd kost om af te handelen en toenemende omvang van mailboxen. De eerste 2 jaar na de implementatie van email was het een incident als men boven de 50MB kwam.

  

Klantprofiel

Nimag is een handelsonderneming met een uitgebreid productenpakket. Producten die te vinden zijn bij Nimag zijn onder andere Auto’s motorfietsen buitenboordmotoren van Suzuki en Nimag is importeur van de Britse automerken TVR en Morgan.

 

Uitdaging

Email is bij NIMAG uitgegroeid tot een belangrijk instrument om snel informatie en documenten te delen. Keerzijde van het succes is de sterk toenemende stroom van berichten die steeds meer tijd kost om af te handelen en toenemende omvang van mailboxen. De eerste 2 jaar na de implementatie van email was het een incident als men boven de 50MB kwam. Ruim 4 jaar later zitten veel gebruikers als boven de 500MB. Dit volume zal alleen nog maar sneller gaan groeien en de beperkingen van de systemen komen in zicht. Dit betekent meer servercapaciteit. Of is er wellicht een alternatieve oplossing?

 

Een concreet voorbeeld van het e-mail verkeer zijn de wekelijkse of maandelijkse rapportages die intern worden verspreid en iedereen bewaart dit vervolgens op eigen wijze . Hiermee groeit de omvang van de mailboxen en zijn de bijvoorbeeld de rapportages en/of notulen ook moeilijk terug te vinden. Daarnaast verliest iedereen tijd door zijn eigen archiefsysteem te onderhouden.

 

Oplossing

Om deze punten tegen te gaan heeft NIMAG de mogelijkheid om e-mail automatisch te archiveren onderzocht. In verdere gesprekken met Silverside werd het echter snel duidelijk dat het beter was om de kern van het probleem aan te pakken: zorgen dat email en documenten niet zomaar worden rondgemaild. Een efficiente werkwijze kan ondersteund worden door een document management platform. SilverDoc is inmiddels geimplementeerd en biedt NIMAG de mogelijkheid om vanuit de mailbox met een druk op de knop te archiveren. Notulen & vergaderstukken alsmede rapportages worden nu niet meer gemaild, maar eerst centraal opgeslagen alvorens deze via een link te distribueren.

 

Voordelen

Er wordt een aanzienlijke tijdwinst geboekt doordat rapportages en notulen & vergaderstukken op een eenvoudige wijze kunnen worden gerouteerd en teruggevonden. Bovendien levert het terugdringen van email kostenbesparingen op omdat er minder servercapaciteit nodig is.

 

Aanpak

Hiervoor heeft Silverside een vooronderzoek uitgevoerd. Hierbij zijn de wensen en eisen uit alle afdelingen van NIMAG geinventariseerd en onderzocht hoe een document management systeem dit kan invullen. Het resultaat was een NIMAG brede consensus over de documentstructuur en een duidelijk groeipad om met behulp van bepaalde documenttypen stap voor stap ene document management syteeem in te voeren.

 

Na het vooronderzoek is gestart met de implementatie van het eerste documenttype: Overlegdocumentatie. Dit behelst de agenda en relevante bijlagen (bijvoorbeeld foto’s of een wekelijkse rapportage) Genodigden krijgen voortaan een link gestuurd in plaats van de complete bestanden. Vervolgens worden de notulen na een digitale goedkeuringsprocedure gepubliceerd.

 

Voor meer informatie klik hier.

 

Document Management

 

Document Management 25% van uw tijd overhouden voor belangrijkere zaken dan het zoeken naar informatie. Dat wilt u toch ook? Tekeningen en offertes die u niet kan terugvinden, omdat deze in de persoonlijke map staan van uw collega. Facturen die van hand tot hand gaan voor een goedkeuring en e-mail boxen die uit hun voegen barsten, omdat uw collega’s reply op reply sturen. Dit moet toch anders kunnen! SilverDoc maakt het mogelijk.

 

SilverDoc

Met het SilverDoc platform haalt u een Document Management oplossing in huis met ongekende doorgroei mogelijkheden. Deze oplossing beschikt over functionaliteiten waaraan een DMS zo moeten voldoen, versiebeheer, workflow, collaboration, check in- en check out, offline werken, webbased, emailintegratie en een portalbenadering. Zie hieronder een aantal concrete functionele gebieden die SilverDoc kan managen.

 

SilverDoc Engineering

U bent een innovatieve en projectgedreven organisatie met de nadruk op R&D. U onderkent het belang van “time to market” en zoekt een oplossing voor het centraliseren van uw technische documentatie & project knowhow. Met SilverDoc Engineering bieden we u die document management mogelijkheid. En stellen we u in staat fouten in de voorbereiding van een engineerings opdracht te minimaliseren door gedegen versiebeheer. Tevens bent u in staat om de samenwerking tussen uw opdrachtgever, sales engineers en/of engineers te versnellen door volwassen collaboration tools. 

 

SilverDoc Invoice

U heeft op jaarbasis meer dan 10.000 binnenkomende facturen en u overweegt een digitalisatie slag.

U vraagt zich    echter af wat de randvoorwaarden zijn om te komen tot een geslaagde business case.

SilverDoc Invoice is koppelbaar met diversen ERP omgevingen zoals SAP, BAAN, FIS 2000 en Kraan

 

SilverDoc Projects

Heeft u problemen met het coördineren van projecten? Verliest uw onderneming veel tijd omdat niet alle projectdeelnemers toegang hebben tot dezelfde documenten? Met SilverDoc Projects is het mogelijk om 365 dagen per jaar 24 uur per dag projecten te coördineren, ongeacht waar u zich bevindt. SilverDoc Projects biedt projectleiders de mogelijkheid snel een projectomgeving in te richten, te beheren en eenvoudig teamleden toe te voegen. Teamleden kunnen bestanden delen, content plaatsen en bewerken en online discussies voeren vanuit één omgeving die wordt benaderd vanuit de webbrowser. 

 

SilverDoc Quality

U bent als organisatie bewust met de kwaliteit van uw organisatie en/of product bezig. U bent dan ook ISO 9000, ISO 14001 of zelfs ISO TS 16949 gecertificeerd en u zoekt naar mogelijkheden om kwaliteitsdocumenten beter te borgen. Met SilverDoc Quality bieden we u een 100% auditable oplossing met wereldwijde ondersteuning en doorgroei naar een volledig geintegreerd kwaliteitsmanagement portaal.

 

Selman realiseert aanzienlijke tijdwinst door digitaliseren vrachtbrieven!

 

Document Management: Selman Business Value Met SilverDoc bespaart Selman tientallen uren per week met het zoeken naar vervoersdocumenten voor een van haar klanten. Tevens is er een besparing op portokosten gerealiseerd, omdat klanten nu ook via email een “kopie” van een CMR kan ontvangen.

 

Klantprofiel

Selman Transporten beheerst de weg van bloemen en planten door een verregaande specialisatie in het transport van sierteeltproducten. Met een wagenpark dat volledig op vervoer van bloemen en planten is ingericht en met een hoogwaardige dienstverlenning verzorgt Selman al meer dan 40 jaar het transport van grote of kleine partijen sierteeltproducten van kweker naar veilingen en wederverkopers in binnen- en buitenland.

 

Uitdaging

Om alle vervoersdocumenten te verwerken heeft Selman een aparte afdeling. De Interne Controle en Beheersgroep, kortweg ICB genaamd. Een groot aantal van deze medewerkers houdt zich bezig met het verwerken van distributielijsten, vrachtbrieven en emballagebonnen in het eigen adminstratiesysteem. Het aantal te verwerken documenten overstijgt jaarlijks makkelijk de 250.000 documenten.

 

Elk transport wordt binnen Europa voorzien van diverse papieren (bewijs) formulieren. Bij vragen of problemen zijn de getekende documenten strikt noodzakelijk. Helaas komt deze noodzaak vaak pas maanden na een bepaalde levering naar boven. Het kost dan ook enorm veel tijd om vervoersdocumenten rondom een specifieke levering op een efficiente manier te verzamelen. Het papiervolume gaat daarbij alleen nog maar sneller groeien en beperkingen van een handmatig archiveringssysteem komen dan in zicht. Dat betekent meer personeel en meer ruimte! Of is digitalisering een alternatief?

 

Formulierherkenning en geavanceerde zoekpatronen zijn ingezet om zowel de verstuurder aals de ontvanger van een vracht automatisch van een gescand document te herkennen. De herkenning is hierbij sterk afhankelijk van de kwaliteit van het papier. Aangezien de CMR’s op matrix printers worden geprint en enkel de onderste doorslag wordt gescand, werd dit niet volledig automatisch herkend. Vandaar dat Silverside een koppeling met het Transport Management Systeem (TMS) van Selman heeft ingezet. Dit om de herkende gegevens uit het scanproces te valideren tegen de verwachte gegevens uit het TMS en enkel de uitval hiervan te tonen. Hiermee steeg te automatische herkenning sterk en groeide ook het vertrouwen in het automatische scanproces.

 

Oplossing

Het scannen van alle transportdocumenten en deze beschikbaar maken in een makkelijk doorzoekbare Document Management Systeeem SilverDoc. De configuratie van intelligente scanning- en herkenningssoftware van Kofax Ascent Capture heeft er tevens voor gezorgd dat er een herkenning is bewerkstelligd van zo’n 90%.

 

Voordelen

Met SilverDoc bespaart Selman tientallen uren per week met het zoeken naar vervoersdocumenten voor en van haar klanten. Tevens is er een besparing op portokosten gerealiseerd, omdat klanten nu ook via email een “kopie” van een CMR kan ontvangen. Voor meer informatie klik hier.