Klik hier voor meer informatie over Lotus Connections.
Selman realiseert aanzienlijke tijdwinst door digitaliseren vrachtbrieven!
6 november 2008 — silverside
Document Management: Selman Business Value Met SilverDoc bespaart Selman tientallen uren per week met het zoeken naar vervoersdocumenten voor een van haar klanten. Tevens is er een besparing op portokosten gerealiseerd, omdat klanten nu ook via email een “kopie” van een CMR kan ontvangen.
Klantprofiel
Selman Transporten beheerst de weg van bloemen en planten door een verregaande specialisatie in het transport van sierteeltproducten. Met een wagenpark dat volledig op vervoer van bloemen en planten is ingericht en met een hoogwaardige dienstverlenning verzorgt Selman al meer dan 40 jaar het transport van grote of kleine partijen sierteeltproducten van kweker naar veilingen en wederverkopers in binnen- en buitenland.
Uitdaging
Om alle vervoersdocumenten te verwerken heeft Selman een aparte afdeling. De Interne Controle en Beheersgroep, kortweg ICB genaamd. Een groot aantal van deze medewerkers houdt zich bezig met het verwerken van distributielijsten, vrachtbrieven en emballagebonnen in het eigen adminstratiesysteem. Het aantal te verwerken documenten overstijgt jaarlijks makkelijk de 250.000 documenten.
Elk transport wordt binnen Europa voorzien van diverse papieren (bewijs) formulieren. Bij vragen of problemen zijn de getekende documenten strikt noodzakelijk. Helaas komt deze noodzaak vaak pas maanden na een bepaalde levering naar boven. Het kost dan ook enorm veel tijd om vervoersdocumenten rondom een specifieke levering op een efficiente manier te verzamelen. Het papiervolume gaat daarbij alleen nog maar sneller groeien en beperkingen van een handmatig archiveringssysteem komen dan in zicht. Dat betekent meer personeel en meer ruimte! Of is digitalisering een alternatief?
Formulierherkenning en geavanceerde zoekpatronen zijn ingezet om zowel de verstuurder aals de ontvanger van een vracht automatisch van een gescand document te herkennen. De herkenning is hierbij sterk afhankelijk van de kwaliteit van het papier. Aangezien de CMR’s op matrix printers worden geprint en enkel de onderste doorslag wordt gescand, werd dit niet volledig automatisch herkend. Vandaar dat Silverside een koppeling met het Transport Management Systeem (TMS) van Selman heeft ingezet. Dit om de herkende gegevens uit het scanproces te valideren tegen de verwachte gegevens uit het TMS en enkel de uitval hiervan te tonen. Hiermee steeg te automatische herkenning sterk en groeide ook het vertrouwen in het automatische scanproces.
Oplossing
Het scannen van alle transportdocumenten en deze beschikbaar maken in een makkelijk doorzoekbare Document Management Systeeem SilverDoc. De configuratie van intelligente scanning- en herkenningssoftware van Kofax Ascent Capture heeft er tevens voor gezorgd dat er een herkenning is bewerkstelligd van zo’n 90%.
Voordelen
Met SilverDoc bespaart Selman tientallen uren per week met het zoeken naar vervoersdocumenten voor en van haar klanten. Tevens is er een besparing op portokosten gerealiseerd, omdat klanten nu ook via email een “kopie” van een CMR kan ontvangen. Voor meer informatie klik hier.
Silverside 